Rydd i opptakene før høstens webinarer og paneldebatter

Når bladene faller, fylles kalenderen med webinarer, fagdager og paneldebatter. Mange av oss får flere opptak inn på harddisken i samme uke, ofte fra ulike kameraer og med ulik navngiving. Det er da ryddigheten betyr mest. Et prosjekt som er oversiktlig fra første dag, gir mindre leting og færre feil senere i løypa.

Jeg har sett det gjentatte ganger i kursene: den som bruker tjue minutter på struktur før klippingen begynner, sparer langt mer enn tjue minutter underveis. Det gjelder særlig når flere opptak ligger side om side og ligner hverandre. Denne teksten handler om akkurat den innledende fasen, og om en rutine du kan ta i bruk allerede nå i høst.

Rutinen er enkel nok til å følges også når tiden er knapp. Den bygger på tre ting: faste mappenavn, klippnavn som sier hva klippet er, og merking som lar deg finne riktig vinkel uten å spille av alt. Resten av teksten tar dem i tur og orden.

Start med en toppmappe per prosjekt, og la navnet begynne med dato i omvendt rekkefølge, deretter arrangementet. Under den lager du faste undermapper: kamera A, kamera B, kamera C, lydfiler, grafikk, eksport og dokumenter. Samme oppsett hver gang betyr at du aldri må lure på hvor noe ligger, og at en kollega kan åpne prosjektet uten forklaring.

Kopier alt fra minnekortene før du gjør noe annet, og la originalene ligge urørt i en egen mappe. Jobb på kopiene. Det høres selvsagt ut, men i travle uker er det nettopp dette som hoppes over. Legg gjerne inn en kort tekstfil med opplysninger om hvem som filmet, hvilket utstyr som ble brukt og eventuelle avvik underveis, for eksempel at ett kamera mistet strømmen midt i debatten.

Unngå å flytte filer etter at de er importert i redigeringsprogrammet. Mister programmet koblingen, får du rød tekst over hele tidslinjen. Bestem strukturen først, importer deretter, og la mappene stå som de er til prosjektet er levert og arkivert.

• Én toppmappe per prosjekt, med dato først
• Faste undermapper for hvert kamera og for lyd
• Originaler urørt, arbeid på kopier
• Kort notatfil om utstyr og avvik

Kameraets egne filnavn, som en bokstavrekke etterfulgt av et tall, forteller deg ingenting. Gi klippene navn som sier kamera, innhold og rekkefølge, for eksempel kamA_intro_01 eller kamB_panel_del2. Bruk små bokstaver, understrek i stedet for mellomrom, og unngå æ, ø og å i filnavn som skal videre til andre systemer.

Vær konsekvent fremfor kreativ. Et navn du forstår i dag, men ikke om tre uker, er ikke et godt navn. Hvis en debatt er filmet i flere økter, legger du inn øktnummer tidlig i navnet, slik at sorteringen på skjermen faller i riktig rekkefølge uten at du må gjøre noe mer.

Gi samme omtanke til lydfilene. Mikrofon på moderator, mikrofon på gjest én og romlyd bør hete akkurat det. Når du senere skal synkronisere, vet du hvilket spor som er hvilket, og du slipper å lytte deg frem til hvem som snakker i hvert spor.

Når klippene er importert, bruker du de samme tre grepene hver gang: fargemerker, nøkkelord og delmapper i prosjektvinduet. La én farge stå for ett kamera, slik at du ser på tidslinjen hvilken vinkel du står i. Nøkkelord som innledning, spørsmål, svar og applaus gjør at du kan søke deg fram til riktig sted i stedet for å skrubbe gjennom en times opptak.

Marker de beste øyeblikkene mens du ser gjennom materialet første gang. Et kort notat som sterkt svar eller tydelig reaksjon fra panelet gir deg et utgangspunkt når du senere skal velge vinkler. Det er også her du merker klipp med problemer, som støy, ustø bilde eller en gjest som ser ut av bildet.

Ikke overdriv. Fem–seks nøkkelord er nok for et vanlig webinar. Blir systemet for omfattende, slutter du å bruke det. Målet er at du på under ett minutt skal kunne finne et bestemt spørsmål fra salen, uansett hvilket kamera som fanget det best.

• Én farge per kamera
• Nøkkelord for innledning, spørsmål, svar og reaksjoner
• Egne merker for klipp med feil

Effekten av god organisering viser seg først når prosjektet blir stort, og det blir det gjerne i løpet av høsten. Kommer det rettelser fra kunden i uke tre, er det mappestruktur og navngiving som avgjør om du bruker ti minutter eller en hel kveld på å finne igjen riktig versjon av riktig klipp.

Prosjekter som åpnes igjen etter noen uker er den vanligste fallgruven. Du husker ikke lenger hva kamera C filmet, eller hvorfor ett klipp ligger i en uvanlig mappe. Notatfilen og de faste navnene gjør at du kan plukke opp tråden uten å begynne på nytt, og at en annen kan overta uten å ringe deg.

Husk også at ryddigheten kommer eksporten og leveringen til gode. Filene som skal ut til kunden, finnes ett sted, har forutsigbare navn og kan lett sjekkes mot kravlisten. Det er ikke noe spektakulært, men det er håndverk, og det merkes i kvaliteten på det du leverer.

Velg det neste opptaket som kommer inn, og bruk rutinen fra start til slutt. Lag mappene, kopier materialet, gi klippene navn, sett farge og nøkkelord, og skriv notatfilen. Mål omtrent hvor lang tid det tok, og sammenlign med hvor mye tid du vanligvis bruker på å lete etter ting senere.

Justér rutinen etter dine behov. Noen foretrekker datoer i filnavnet, andre vil ha kundenavn først. Det avgjørende er at du velger én løsning og holder deg til den. Skriv den gjerne ned på ett ark og heng den ved skjermen de første ukene, til den sitter.

I kurset øver vi på nettopp dette med reelle opptak fra flere kameraer, slik at du får rutinen inn i fingrene før du trenger den i full fart. Men du kan begynne i dag med det materialet du allerede har liggende.

• Lag mapper og kopier originalene
• Gi klippene navn etter kamera og innhold
• Merk, søk og skriv notat
• Mål tiden og juster rutinen