Sjekkliste før du bestemmer hvordan filene skal eksporteres

Den vanligste feilen jeg ser hos kursdeltakere, er at eksporten tas som siste trykk i programmet, uten at noen har spurt hvor filen skal brukes. Et intervju som skal ligge på en nettside, et webinar som skal lastes opp til en plattform og et panel som skal inn i et arkiv stiller helt ulike krav. Derfor begynner jeg alltid med en enkel oversikt over mottakerne.

Skriv ned hver enkelt leveranse på ett ark: hvem som mottar den, hvilken plattform eller mappe den skal til, og hvem som godkjenner den. Ofte viser det seg at kunden har tenkt seg tre bruksområder, mens bestillingen bare nevnte ett. Det er mye billigere å oppdage det før klippingen er ferdig enn etter at du har levert en fil som ikke passer.

Når oversikten er på plass, kan du se hvilke leveranser som deler innstillinger, og hvilke som må lages for seg. Ofte holder to eller tre versjoner, ikke ti.

• Hvem mottar filen, og hvor skal den brukes?
• Skal den lastes opp, sendes eller arkiveres?
• Hvem godkjenner før den går videre?

Neste punkt er det tekniske grunnlaget. Sjekk hvilken oppløsning og bildefrekvens opptakene ble gjort i, og hold deg til dem med mindre mottakeren krever noe annet. Eksporterer du et opptak i 25 bilder i sekundet som 30, får du hakking som er vanskelig å forklare i ettertid.

Spør også mottakeren om plattformen har egne krav. Webinarplattformer og nettsider har ofte grenser for filstørrelse og anbefalte formater, og det er bedre å lese dem før du eksporterer enn å få filen avvist. Når kunden ikke vet svaret, kan du be om en tidligere fil som har fungert, og bruke den som utgangspunkt.

Til arkiv velger jeg gjerne en versjon med høyere kvalitet enn den som går til nett. Da slipper du å gjøre hele klippet på nytt hvis noen om to år vil ha en ny utgave.

• Behold opptakets bildefrekvens
• Les plattformens krav til format og størrelse
• Lag en egen arkivversjon i høy kvalitet

Lyden blir ofte glemt i eksportsjekken, selv om det er den tilskuerne reagerer først på. Hør gjennom hele filen med hodetelefoner, ikke bare på starten. I paneldebatter kan en gjest som flytter seg nærmere eller lenger fra mikrofonen, gi store sprang i nivået midt i opptaket.

Sørg for at nivået er jevnt mellom talerne og at ingen deler klipper. Mange plattformer justerer lydstyrke selv, og da kan en for høy mix gi forvrengning som ikke fantes i redigeringsprogrammet. Hold deg heller litt under toppen enn helt opp mot den.

Sjekk til slutt at lydsporene er riktig lagt ut. En fil som leveres med lyd bare i venstre kanal, skaper ofte henvendelser fra kunden de første dagene etter levering.

• Hør hele filen, ikke bare begynnelsen
• Kontroller jevnt nivå mellom talerne
• Sjekk at begge lydkanaler brukes

Et filnavn er en liten ting som skaper mye rot når det ikke er avtalt. Bruk et fast mønster som kunden og du begge forstår: prosjektnavn, innhold, versjon og eventuelt dato. Unngå mellomrom og spesialtegn, siden enkelte systemer og plattformer håndterer dem dårlig.

Versjonsnummer er viktigere enn mange tror. Når kunden skriver at de vil ha rettelser i den siste filen, må begge parter vite hvilken det er. Jeg bruker enkle løpenummer og lar aldri en gammel fil ligge side om side med en ny uten tydelig merking.

Lag også en ferdig mappe til leveransen, med undermapper for nett, plattform og arkiv. Da vet mottakeren hva som er hva, og du slipper å forklare det i en lang e-post.

• Fast mønster for prosjekt, innhold og versjon
• Ingen mellomrom eller spesialtegn
• Egen mappe per leveransetype

Før du sender noe, åpne den eksporterte filen i en vanlig spiller, helst på en annen enhet enn den du klipper på. Se gjennom hele varigheten, eller i det minste starten, midten og slutten. Slik oppdager du svarte rammer, manglende lyd og feil rekkefølge før kunden gjør det.

Sjekk at overganger mellom kameravinkler er med, at tekstplater stemmer, og at fargene ser like ut som i redigeringsprogrammet. Av og til tolkes fargerommet annerledes i spilleren, og da er det bedre at du ser det først.

Til slutt sammenligner jeg filstørrelsen med det jeg forventet. En uvanlig liten eller stor fil er ofte et tegn på at en innstilling ble stående feil.

• Åpne filen på en annen enhet
• Se starten, midten og slutten
• Sammenlign filstørrelse med forventningen

Selve leveransen er også en del av jobben. Fortell kunden hva de får, hvilket format hver fil har, og hva den er ment for. En kort oppsummering i e-posten sparer begge parter for spørsmål etterpå, og gjør det enklere å be om små rettelser.

Avklar hvor lenge du oppbevarer prosjektfilene og hvem som har ansvar for arkivet. Mange kunder antar at klipperen har alt liggende i årevis, mens andre regner med å få hele prosjektet utlevert. Si det tydelig fra starten, og skriv det ned.

Gå også gjennom neste steg: hvem som skal gi tilbakemelding, innen når, og hva som skjer hvis det kommer flere runder med rettelser. Det gjør avslutningen rolig og forutsigbar for alle.

• Beskriv hver fil og hva den skal brukes til
• Avklar oppbevaring av prosjektfiler
• Sett frist og ansvarlig for tilbakemelding